TeamSystem Document Management System
Acquisire, archiviare, consultare e distribuire i documenti in modo completamente digitale
Con DMS e Archiviazione Documentale vengono digitalizzati tutti i documenti: quelli in entrata, quelli in uscita e quelli che vengono prodotti all’interno dei processi. Dematerializzare e digitalizzare la gestione documentale significa aumentare la qualità e l’efficienza del lavoro degli operatori.
Un archivio centralizzato consente di conservare ogni documento, scansionato o creato digitalmente, in base alla sua tipologia di appartenenza in modo da permettere il successivo recupero e la fruibilità in maniera rapida e intuitiva.
Tramite questa nuova modalità di gestione documentale, l’organizzazione aziendale è in grado di trarre vantaggi legati ad una maggior efficienza ottenuta dalla centralizzazione delle informazioni e la loro condivisione e dalla riduzione dei costi diretti (carta e stampa) e indiretti (ore/uomo per archiviare e ricercare).
Le funzioni di TeamSystem DMS
Gestione documentale
Gestione dell’archivio storico
Gestione del cartaceo Barcode OCR
Protocollo informatico
Nell’attuale contesto digitale la dematerializzazione permette di sostituire i documenti cartacei con i documenti digitali. Ne derivano una migliore gestione dell’archiviazione e della fruibilità documentale, nonché una sensibile riduzione dei costi di gestione.
La trasformazione digitale di TeamSystem DMS consiste nella creazione di un archivio centralizzato che può contenere documenti e informazioni di qualsiasi natura e origine: scansione di documenti cartacei, archiviazione di messaggi di posta elettronica e catalogazione dei documenti generati dall’ERP, digitali dalla nascita.
Il Catalogo definisce la struttura di archiviazione e ogni voce definisce la tipologia documentale, cioè il tipo di documento che viene gestito all’interno dell’applicazione. La Pubblicazione identifica l’unità minima di archiviazione per singola tipologia e utilizza un elenco di informazioni chiamati Attributi per salvare e ricercare poi il documento. Facciamo un esempio: per archiviare le fatture dei miei clienti definirò nel mio catalogo la tipologia di pubblicazione “Fatture Clienti” e salverò i documenti con le stesse informazioni (attributi) normalmente utilizzati: codice e ragione sociale del cliente, anno e numero fattura.
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